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つい電子メールをためこみがちな「受信トレイ」。
捨てると怖いのでそのままにしていると、見たいときに見たいメールが見つからん!
ということにも。

メールは空間を侵食しないので目立たないですが、
使い勝手をよくするには現物同様、捨てたり整理したりすることが必要なのかもしれません。

自分もためこむクチなのですが、
こうしたら、ちょっとだけマシになった・・・という方法をご紹介します。


①メールを開封したら、必ずフォルダへ移動させる。
(不要なものは即削除)

受信フォルダの下に、カテゴリ別にフォルダを作っておきます。
メールを開封したらそのまま閉じるのではなく、必ず該当フォルダへ移動させます。
(画像)

「そのまま閉じない」のが、とっても重要!!!
フォルダへデータを移動させる時点で、メールの分類も完了です。

相手側の反応待ちなどで先へ進めない・・・
という場合には、一時的に「保留中」フォルダを設けておくのも手。


※例外:
それほどアイテムが多くない場合・対応に時間がかからない場合は、
返信すべき・対応すべきメールだけを「受信トレイ」に残すのも一手。
対応したら即、各フォルダへ退避させます。
この方法なら、受信トレイがToDoに♪♪


②定期的に捨てる

カテゴリ別に移動させても、数が多くなればなるほど受信トレイのサイズは重くなり、
管理するのも面倒になります。

時間的に厳しければ、
月初・週はじめや月末など、自分ルールを決めて捨てていくのがよさそう。


ずっと取っておかねばならないメールもありますが、
案外 後から見て「要らん」と思ったりするもの。

同じタイトルで何度もやりとりがあるものは、
最後のメールのみ残し、あとは削除。


決まりごとなど、永年保存ものでないものは、
月別に予めフォルダわけしておけばフォルダ全体を処理することができるので、
削除するのも楽です。


相手にもよりますが、後日どうしても必要になったら
「ごめんなさーい、削除してしまったので再送してください」
という手もありかと思います。
(古いメール、捨てても案外困りません)

自分がなんらかの対応をしていれば、送信済アイテムに残っていたりもします。


※送信済アイテムに自動保存している場合、過去に送信した重い添付ファイルも保存されています。
容量オーバーの場合には疑いましょう。


■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

まとめ

①メールを開封したら、必ずフォルダへ移動させる。
(不要なものは即削除)

②定期的に捨てる

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

②が難しければ、①だけでも効果あり。


以前勤めていた会社で、激務の筈なのにどうして受信トレイがいつも空なの?
と、皆から不思議がられている上司がいました。
今から考えれば、メールを開封してその場で処理していたんですね~

できるお方は、電子情報も机の上もキレイ♪


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コメント
ほりえもんは
一日 何千件というメールを、その日のうちに処理していたようですよ、溜めるでなく、その日に処理し受信トレイゼロで、一日の仕事が終了みたいですよ。彼はある意味においては凄い人ですね。
2009/08/25(Tue) 11:50 | URL | みちしるべ | 【編集
それは偉大だ・・・
コメントありがとうございます。
何千件・・・(@○@)
そこまでいくと人間離れレベルですね~
あまりちゃんとは知らないけれど、ほりえもんの処理能力は並外れていると耳にすることが多々あります。
2009/08/25(Tue) 12:15 | URL | あろま | 【編集
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